Zoom - Avancerede Zoom funktioner

Gruppearbejde i Zoom (Breakout rooms)

I Zoom er det muligt at opdele deltagerne i forskellige grupperum, såkaldte “Breakout Rooms”. Det giver mulighed for, at deltagerne i dele af undervisningen kan arbejde sammen i mindre grupper. Undervejs har hosten (underviseren) mulighed for at tilgå de forskellige breakout rooms.

Det er kun hosten, der kan oprette og administrere breakout rooms.

Opmærksomhedspunkt

Hvis du opretter grupperum til dine studerende, fordeler de studerende i grupperne, og efterfølgende forlader mødet (uden at lukke mødet), så fortsætter grupperummene indtil deltagerne derude beslutter sig til at forlade grupperummene og vende tilbage til selve mødet, der kan fortsætte uden dig som host.

Det er kun host/underviser, der har mulighed for at aktivere nye grupperum, hvilket vil sige hverken co-host eller øvrige deltagere kan aktivere/redigere grupperum.

1. Oprettelse af breakout rooms

Breakout rooms kan oprettes, når du afholder et møde/undervisning med deltagere i.

  1. Vælg ”Breakout Rooms” i bjælken.
  2. Angiv hvor mange breakout rooms, der skal oprettes.
  3. Skal breakout rummet oprettes automatisk (deltagerne fordeles tilfældigt i de oprettede rum).
  4. Skal breakout rummet manuelt (du angiver hvilke personer, der skal ind i de oprettede rum).
  5. Skal deltagerne selv kunne vælge hvilket breakoutrum, de skal deltage i (f.eks. opretter du studiegruppe 1, 2 og 3, og de studerende ved selv, hvilken studiegruppe de er med i).
  6. Klik ”Create” for at oprette breakout rooms (Deltagerne bliver ikke fordelt ud i de forskellige breakout rooms endnu)
  1. Det er muligt at omdøbe titlerne på breakout rooms ved at føre musen over titlen f.eks. ”Breakout Room 1” og derefter klikke på ”Rename”.
  2. Det er muligt at ændre på breakout rooms og flytte deltagere fra et breakout room til et andet. Dette gøres ved at flytte musen over den pågældende deltager og derefter klikke på “Move To”.
  3. Er der deltagere der ikke indgår i et breakout room, fremgår de under “Unassigned” og kan tilføjes på samme vis ved at flytte musen over deltageren og derefter klikke på “Assign to”.
  4. Klik på ”Open All Rooms”, hvorefter breakout rooms oprettes og deltagerne automatisk flyttes derud.

Undervejs kan deltagerne ryge ud af et breakout room, hvorefter de ikke selv kan komme ind i breakout room igen. Det er kun hosten og co-host, der kan flytte dem tilbage i et breakout room. Det er derfor vigtigt løbende at tjekke om nogle deltagere står som "unassigned" (Ses ved at klikke på "Breakout Rooms" i den sorte menubjælke for at få pop-up vinduet frem), herefter de kan tilføjes ved at føre musen over deltageren og derefter klikke på "Assign to".

2. Kommunikation i breakout rum

Deltagerne har i breakout rum ikke længere adgang til "main session" (hovedrummet) eller det dertilhørende materiale, chat mm., idet der oprettes breakout rooms. Det er derfor vigtigt, at materiale eller andet som deltagerne skal anvende i deres arbejde i breakout rooms, er tilgængeligt andetsteds f.eks på. IntraPol eller Itslearning.

  • Som host og co-host kan du deltage i alle breakout rooms dog ikke på samme tid. Du deltager i et breakout room ved at klikke på “Join” i pop-up menuen “Breakout rooms", hvorefter du flyttes fra main session til det pågældende breakout room. Du kan komme tilbage til main session ved at klikke på “Leave Breakout Room” eller ved at klikke på “Leave” i pop-up menuen “Breakout Rooms”.
  • Deltagerne i et breakout room har desuden mulighed for at tilkalde dig, så du kan deltage i deres breakout room ved at klikke på ”Ask for help”. Når du som underviser/host bliver inviteret ind i et breakout room, får du følgende pop-up meddelelse:
  1. Klikker du på ”Later” orienteres deltagerne i det pågældende breakout room om, at du ikke har tid på nuværende tidspunkt, og at de skal prøve igen senere.
  2. Klikker du på ”Join Breakout Room”, flyttes du over i det pågældende breakout room. Når du er færdig med at assistere i et breakout room, kan du enten tilgå et nyt breakout room eller gå tilbage til main session.

3. Afslutning af breakout rooms

Når breakout rooms skal afsluttes, er det muligt at lukke alle breakout rooms og bede deltagerne komme retur til main session. Det gøres ved:

  • Klik på ”Close All Rooms” i pop-up menuen ”Breakout Rooms”. Herefter får alle deltagere en pop-up meddelelse, der beder dem vende tilbage til main session. De får et minut til at færdiggøre deres gruppearbejde, inden de automatisk bliver sendt tilbage til main session.

4. Udvidede funktioner/indstillinger i breakout rooms

Når du opretter breakout rum, er der nogle udvidede funktioner som kan være nyttige.

  1. Vælg om deltagerne selv må vælge hvilket breakout rum, de vil deltage i.
  2. Vælg om deltagerne skal have lov til at gå tilbage til main session, når de har lyst. Alternativt er det først, når du lukker alle breakout rooms, at de kan gå tilbage til main session.
  3. Vælg om alle deltagere automatisk skal ud i deres breakout rum, når du åbner dem. Derved skal deltagerne ikke godkende, men bliver automatisk flyttet til deres pågældende rum.
  4. Sæt tid på, hvor længe deltagerne skal være i deres breakout rooms. Du kan vælge om du vil have en besked, når tiden er gået.
  5. Indstil hvorvidt deltagerne skal have tid til at færdiggøre deres arbejde inden de kommer tilbage til main session.
Zoom Meeting Participant ID: 187543
Optag og del fjernundervisning fra Zoom i itslearning (kun muligt for mødelederen)

Som mødeleder (host) har du mulighed for at optage din fjernundervisning. Optagelsen gemmes lokalt på din egen computer.

Bemærk: Du kan KUN optage i Zoom, når du anvender Zoom mødeklienten. Læs mere her, hvordan du installerer Zoom klienten.

Start en Zoom aktivitet (enten et 'her-og-nu' møde eller en planlagt aktivitet) i din Zoom klient.

1.  Når du er klar til at starte optagelsen, skal du nederst i bunden trykke på 'Record' ikonet, og optagelsen er i gang.

Zoom Meeting ID: 555-607-8310

2.  I øverste venstre hjørne kan deltagerne se, at optagelsen er startet, og du har som mødeleder (host) mulighed for at sætte optagelsen på pause (og starte den igen) eller stoppe den.

Zoom Meeting ID: 555-607-8310

3.  Optagelser fra Zoomaktiviteten vil blive konverterede til MP4, når mødet slutter.

Zoom Meeting ID: 555-607-8310

4.  Alt afhængig af hvor lang optagelsen er, kan det tage adskillige minutter at konvertere optagelsen til en MP4-fil.

Zoom

5.  Få et overblik over dine optagelser. Tryk på 'Meetings' på forsiden i Zoom klienten.

6.  Under 'Recorded' får du en oversigt over dine optagelser.

7.  Vis hvor filerne er gemt på computeren.

8.  Afspil optagelsen m. billede og lyd.

9.  Afspil optagelsen KUN m. lyd.

10. Slet optagerne.

11. Ønsker du at overføre optagelsen til itslearning, skal du:

  1. Først overføre optagelsen fra computeren til Absalons medier.pha.dk (læs vejledning).
  2. Derefter indsætte optagelsen som en ressource i en plan i itslearning (læs vejledning).
Optimer visning af videooptagelse igennem Zooms skærmdeling

Til forskel fra andre videokonferencesystemer, kan du med held vise en videooptagelse igennem skærmdeling i et Zoom møde.

  1. Klik 'Share Screen'
  2. Vælg den skærm, der viser videooptagelsen (i det viste eksempel er det et klip fra Youtube)
  3. Sæt kryds i 'Share computer sound' - dette sikrer, at du får lyden fra computeren med i din skærmdeling
  4. Sæt kryds i 'Optimize Screen Sharing for Video Clip' - dette sikrer, at videoformatet optimeres til dine mødedeltagere.
  5. Tryk 'Share' for at starte skærmdelingen
Oprette / aktivere to samtidige Zoom-møder

Med Absalons Zoom-licens er det muligt at oprette to samtidige Zoom-møder. Det vil sige, at du som host kan oprette to samtidige Zoom-møder, men kan kun deltage i én af dem ad gangen.

Eksempel
Du starter det første Zoom-møde op, og overdrager Host-rollen til en specifik deltager. Bemærk, at det er et krav, at du som Host skal starte mødet inden du overdrager Host-rollen til en af mødets deltagere.

Derefter kan du starte det næste Zoom-møde, og ligeledes overdrage Host-rollen til en specifik deltager.

Du kan IKKE deltage i et tredje Zoom-møde samtidig med at du har to andre Zoom-møder kørende.

Læs mere om to samtidige møder på Zoom: Can I Host Concurrent Meetings?

Sikkerhedsknap (mødeleder)

Som mødeleder har du adgang til en sikkerhedsknap i Zoommødets menulinje. Denne knap giver dig en række sikkerhedsmuligheder, som beskrives nedenfor.

Når du har klikket på 'Security', får du mulighed for følgende:

  • Lås mødet: Når mødet er 'låst' kan nye deltagere ikke komme ind i mødet. Mødeleder bliver ejheller forstyrret med information om nytilkomne deltagere.
  • Aktiver venteværelset: Når venteværelset er aktiveret (som vist i eksemplet), ankommer deltagerne i et venteværelse, og skal derfra lukkes ind i mødet. Læs mere om brug af venteværelset.
  • Skjul profilbilleder: skjul deltagernes profilbilleder og erstat dem med deres profilnavn.
  • Giv deltagerne tilladelse til:
    • Dele skærm (aktiveret som standard)
    • Deltage i chat (aktiveret som standard)
    • Omdøbe sit viste brugernavn (aktiveret som standard)
    • Koble mikrofon til igen
    • Starte videokamera
  • Remove Participant: Fjern en deltager
  • Suspend Participant Activities: Fjern alle deltagernes tilladelser (skærmdeling, chat, omdøbe profilnavn, lyd og video)
Tillad anden person at oprette møder på dine vegne

Har du brug for at en anden person skal kunne oprette møder på dine vegne skal du tilføje vedkommende i dine Zoomindstillinger.

  1. Start med at signe ind på http://zoom.pha.dk.
  2. Log på med din absalon email og adgangskode
  3. Vælg Settings
  4. Vælg derefter Other
  5. Under overskriften 'Schedule Privilege' kan du se en oversigt over de rettigheder, som du har givet eller modtaget til at oprette Zoommøder
  6. For at tildele en eller flere nye personer rettighed til at oprette Zoom-møder på dine vegne, tryk på det lille plus
  7. Skriv en eller flere emailadresser (adskilt af komma)
  8. Afslut med Assign
  9. Du kan nu se en oversigt over dem, der har rettighed til at oprette Zoom-møder på dine vegne.
  10. Du kan ligeledes se en liste over de personer, som du har fået rettighed til at oprette Zoom-møder for - i dette tilfælde har jeg ingen.
Absalon Videokonference // Webkonference (Zoom) – Google Chrome
My Settings - Zoom – Google Chrome
My Settings - Zoom – Google Chrome
My Settings - Zoom – Google Chrome
My Settings - Zoom – Google Chrome
My Settings - Zoom – Google Chrome
Tilpas dine Zoom indstillinger (inkl. 24. timer)

Vi anbefaler, at du skifter dine tidsindstillinger til 24 timer fremfor AM/PM.

  1. Gå ind på http://zoom.pha.dk, tryk på 'Sign in' og indtast dine Absalon login oplysninger.
  2. PÅ din profilside kan du redigere informationerne for 'Date and Time'.

3.  Tryk på Edit

4.  Vælg '(GMT+1:00) Copenhagen' i listen.

5.  Sæt flueben i 24 timer for at ændre tidsformatet til 24 timer.

6.  Gem ændringerne ved at klikke på 'Save Changes'.

My Profile - Zoom – Google Chrome
Venteværelse ('parkering af mødedeltagere')

Har du brug for at "parkere" dine mødedeltagere inden mødet starter, kan du under din mødeoprettelse aktivere et venteværelse (i Zoom et 'Waiting room').

Her vil deltagerne blive 'parkeret', når de starter mødedeltagelsen, og vente på, at du er klar til at holde mødet. 

Når du er klar "åbner" du møderummet og indkalder de ventende deltagere.

  1. I forbindelse med du opretter et nyt planlagt møde, skal du under 'Advanced Options' sætte flueben i 'Enable waiting room'.
Zoom

Hvis venteværelset er blevet aktiveret, vil deltagerne blive mødt af nedenstående billede, når de kobler sig på mødet. Ventetiden kan evt. bruges til at få lydindstillingerne på plads.

Mødelederen får besked i sit møderum, og kan tilføje deltagerne i rummet fra fanebladet 'Manage Participants' - enten på individuel basis eller for alle.

Zoom Meeting ID: 705-343-400

1.  Her kan du se, hvor mange, der aktuelt venter i venteværelset.

2.  Gå direkte til oversigten over deltagere.

3.  Gå ligeledes til oversigten over deltagere.

Zoom Meeting ID: 705-343-400

4.  Tryk 'Admit all' for at tilføje alle i venteværelset til mødet.

5.  Før musen ned på en bestemt person, og tryk 'Admit' for at tilføje den enkelte person til mødet.

6.  Før musen ned på en bestemt person, og tryk 'Remove' for at fjerne den enkelte person fra mødet.

7.  Ønsker du at sende en besked ud til deltagerne - f.eks. hvis du er forsinket - kan du sende en besked ud i venteværelset.

Virtuelle baggrunde i Zoom

Ønsker du at anvende virtuelle baggrunde i Zoom, så læs denne delvejledning.

Start med at åbne klienten. På Hjem-skærmen klikker du på tandhjulet i øverste højre hjørne for at åbne indstillinger.

I indstillingerne vælger du Virtual Background

Her ligger der nogle standardbaggrunde fra Zoom. Hvis du vil bruge et billede fra mappen ”Zoom baggrundsbilleder”, skal du klikke på det lille kryds, vælge "Add image" og finde en billedfil. Du kan downloade alle billederne der ligger tilgængelige i mappen ”Zoom baggrundsbilleder”.

Walkie-Talkie talefunktion

Når du er inde i et møde, kan du trykke på mikrofonikonet for at slå mikrofon til og fra.

Et trick er, at du i stedet for kan trykke på mellemrumstasten på tasteturet:

  • Kort tryk: slå mikrofon til eller fra
  • Langt tryk: mikrofon slås til, og du kan tale mens du holder mellemrumstasten nede. Når mellemrumstasten slippes, slås mikrofonen automatisk fra.

For at mellemrumstasten skal fungere som genvejstast til lyden, kræver det, at "lyd"-ikonet (til venstre i menubaren) er aktiveret. 

Dvs. hvis du oplever, at mellemrumstasten IKKE slår lyden til eller fra, så klik en enkelt gang med musen på "lyd" ikonet, og du kan atter bruge mellemrumstasten til at aktivere/deaktivere din lyd.