Sådan samarbejder du med eksterne som anvender Google
På Professionshøjskolen Absalon anvender vi ikke længere Google til internt brug, men vi har sørget for at det fortsæt er muligt at samarbejde med eksterne partnere med din Absalon konto.
Teknisk set har du ikke længere mulighed for at oprette nyt indhold og data på Google med din Absalon konto, men dette forhindre dig ikke i at gøre det hos andre organisationer med din Absalon konto.
Der er 2 måder hvorpå du fortsat kan samarbejde med eksterne:
- I filer på ekstern partners personlige Google Drev
- I et Team Drive i en ekstern brugers organisation
Herunder udfolder vi hvad det egentlig betyder.
Det er vigtigt at fremhæve, at alt samarbejde rent datamæssigt vil foregå i den eksterne partners Google miljø, og at Professionshøjskolen Absalon derfor ikke er i stand til at yde support hertil.
Formålet med denne vejledning er at vise hvad der er af muligheder, men hvordan eksterne partnere reelt ser gør, har Professionshøjskolen Absalon ikke indflydelse på.
Samarbejde på ekstern partners personlige Google Drev
I de fleste organisationer hvor der anvendes Google, har alle brugere et personligt Google Drev, på samme måde som at alle brugere på Professionshøjskolen Absalon, har et personligt OneDrive.
Hvis i bliver inviteret af eksterne til at samarbejde i deres personlige Google Drev, så kan i:
- Åbne de filer i får adgang til
- Redigere i de filer i får redigeringsrettigheder til
- Dele filerne
- Slette filer
På den måde Google fungere på, så kan i dog ikke oprette indhold på en anden Google Drev, uden at i selv bliver ejere og dermed skaber data på jeres egen konto. Det betyder at hvis i samarbejder i en ekstern partners personlige Google Drev, så kan i ikke:
- Oprette mapper
- Oprette filer
- Uploade mapper eller filer
Samarbejde i et Team Drive i en ekstern partners organisation
De fleste organisationer som har taget Google til sig, anvender også Team Drives. Team Drives er et specifikt samarbejdsområde i Google mellem dem som er inviteret ind i det. Fordelen ved Team Drives, er at det er organisationen som ejer data og dermed filer og mapper. Dette betyder at hvis i bliver inviteret ind som brugere i et Team Drive, at så har i fulde rettigheder (ift. det de har givet jer rettigheder til), da alt data vil ligge hos, og være ejet af, den eksterne organisation.
Det vil sige, at hvis i bliver inviteret ind i et Team Drive, så kan i:
- Åbne de filer i får adgang til
- Redigere i de filer i får redigeringsrettigheder til
- Dele filerne
- Slette filer
- Oprette mapper
- Oprette filer
- Uploade mapper og filer